Productividad a Tope: 5 Pasos Para Ahorrar De 5 a 10 Horas Por Semana En Tu Startup

Hola Superfounder!

Edu por aquí.

Hoy te voy a dar 5 pasos para implementar de manera efectiva una herramienta de project management.

Implementar una de estas herramientas es clave para aumentar la eficiencia, optimizar el flujo de trabajo y fomentar una colaboración efectiva dentro de tu equipo.

Al implementar la herramienta correcta, resolverás problemas relacionados con la delegación de tareas, el seguimiento del progreso de tus proyectos y la comunicación de tu equipo.

Empecemos con el primer paso 👇

Paso 1 - Investiga y selecciona la herramienta adecuada

Cuando empiezas, es crucial investigar las herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Por ejemplo:

• Asana (la llevo usando por casi 10 años) - Es excelente por su simplicidad para asignar tareas y colaborar de forma asincrona con tu equipo.

• ClickUp - Una plataforma todo en uno que tiene todo tipo de features.

• Monday.com - La última vez que la probé te permitía automatizar varias faces de tus proyectos, en lo personal se me hace algo complicada.

Hay otras como Trello, Jira, Basecamp, personalmente yo recomiendo Asana.

Ahora, necesitas analizar las características y beneficios clave. Esto te permite comparar de manera efectiva diferentes herramientas y elegir lo que mejor se adapta a tus necesidades.

Paso 2: Domina la herramienta por ti mismo

Después de elegir una, antes de integrarla con tu equipo, dedica al menos una semana para entenderla y dominarla por ti mismo. Explora sus funciones y pruébala en tus proyectos privados.

Todas estas herramientas cuentan con recursos de capacitación como tutoriales o guías que pueden ser de mucha ayuda.

Esta práctica no solo te dará confianza sobre como comenzar a sistematizar tu negocio, sino que también te ayudará a la hora de entrenar a tu equipo más adelante.

Paso 3: Define la estructura de tus proyectos y tareas

Todos los negocios requieren la ejecución de varias tareas y proyectos. Define estos para tu negocio, ya sea para:

• Aprobación de diseños

• Sprints de desarrollo

• Generación de contenido para redes

• Lanzamiento de campañas para marketing

• Y más…

Organiza tus proyectos y tareas según las diferentes áreas o departamentos.

☝️Te recomiendo empezar con el proyecto con menos complejidad para familiarizarte con la herramienta.

Paso 4 - Desarrolla un plan de implementación

Comienza por diseñar un plan de implementación completo en papel.

Define tus objetivos, asigna roles y responsabilidades y establece un cronograma para cada fase de implementación.

Esto es lo más importante y lo más difícil, ya que hay que ser muy persistente para que tu equipo adapte la nueva forma de trabajo.

Por ejemplo, tu project lead podría supervisar la dirección y la toma de decisiones de ese proyecto, mientras que tu PM podría ser responsable de crear, asignar y seguir las tareas del proyecto.

Los demás miembros del equipo son responsables de completar las tareas asignadas y dar actualizaciones de progreso.

Recuerda establecer un marco de tiempo realista para la implementación considerando la curva de aprendizaje y los posibles obstáculos.

No te recomiendo que lo trates de implementar de un día para otro para toda tu organización.

Paso 5 - Ejecuta el plan de implementación y supervisa el progreso

Ahora llega la parte importante: comienza a ejecutar tu plan de implementación.

Empieza a agregar proyectos y tareas de cada área y capacita a tu equipo en su uso.

Supervisa el progreso de los proyectos (esto es clave!) para asegurarte de que todo está avanzando según lo planeado.

Asegúrate de entrenar a tu equipo en el uso de la herramienta. Esto podría incluir sesiones de capacitación en grupo y ofrecer recursos de aprendizaje adicionales.

Puede ser una buena idea crear un grupo de Slack enfocado a dudas sobre la plataforma.

Y por último, supervisa el proceso de implementación y adapta según sea necesario.

Supervisar la implementación te permite identificar y corregir cualquier problema, evaluar tu progreso hacia los objetivos establecidos y ajustar estrategias en base a feedback y rendimiento del equipo.

Implementar una herramienta de project management puede parecer algo complicado, pero con el enfoque correcto, puede ser un game-changer para tu negocio.

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